5 تکنیک هوش تجاری یا BI راه موفقیت در کسب و کار

امروزه با توجه به اهمیت هوش تجاری در رشد و توسعه کسب و کارهای اقتصادی که با تسریع بخشیدن در تصمیم گیری و بازگشت سرمایه به بیزینس ها باعث آسان تر شدن کار ها می شود، در این مقاله به توضیح و بررسی BI پرداخته و درباره ی معایب و مزایای آن خواهیم گفت.

هوش تجاری چیست؟

هوش تجاری (Business Intelligence) که بصورت اختصاری با BI نشان داده می شود.

هوش تجاری درواقع یک فرآیند تکنولوژی محور برای تحلیل داده ها می باشد که در نهایت اطلاعاتی عملی به صاحبان کسب و کار ها و تصمیم گیرنده های آن ها می دهد.

این سیستم دارای ابزار های متفاوتی برای آنالیز و تحلیل داده ها می باشد مانند گزارش، داشبورد، چارت، نقشه و … .

انگیزه اصلی در استفاده از هوش تجاری این است که در شناخت عوامل موفقیت و شکست پروژه ها به ما کمک می کنند و همین امر سبب می شود که ما عوامل سودده و زیان ده را بهتر بشناسیم.

این تکنولوژی طیف گسترده ای از ابزار، تکنولوژی و… است که در جمع آوری اطلاعات از منابع داخلی و خارجی به سازمان ها کمک کرده و در نهایت نیز آن ها را برای تحلیل و بررسی ها آماده می کند.

تاریخچه هوش تجاری چیست؟

عبارت هوش تجاری برای اولین بارتوسط هوارد درسنر در سال 1989 مطرح شد. استفاده از آن نیز به همان سال های ابتدایی اختراع رایانه برمیگردد که در آن زمان رایانه ها به هوشمندی امروزه نبودند و بیشتر در تحلیل و تجزیه داده ها کمک می کردند.

 هوارد درسنر کاربرد هوش مصنوعی را با مفهوم ابزاری جهت پایش اطلاعات برای کمک به سازمان ها بیان کرد.

درواقع این سیستم در گرفتن تصمیمات مهم و کاربردی مورد استفاده قرار می گیرد.

معماری هوش تجاری چیست؟

معماری این سیستم در واقع برای شرح استانداردها و سیاست های کلی سازماندهی داده ها بکار می رود که از تکنیک های کامپیوتری و تکنولوژی برای ساخت آن ها استفاده می شود.

این سیستم ها بیشتر در مصور سازی داده ها گزارش دهی و تحلیل کاربرد دارند.

معماری هوش تجاری و چارچوب های آن

معماری هوش تجاری از اجزای متعدد با اهداف مشخص تشکیل شده است که این چارچوب معماری هوش تجاری به شرح زیر است:

• جمع آوری داده ها
• یکپارچه سازی آن ها
• تحلیل داده ها
• توزیع آن ها
• واکنش براساس نتیجه تحلیل داده ها

ابعاد هوش تجاری

دو پارامتر مهم در زمینه پیاده سازی یک سامانه یا پروژه های آن موفق وجود دارد که عبارتند از:

بعد فنی و تکنیکال

می توان گفت که این اولین و ساده ترین بخش آن است و مربوط به بخش ساخت انباره داده و عملیات مربوط به دیتابیس، انتقال داده، ابزار های داشبوردساز و … می شود.

این بخش شامل سه مرحله اصلی به شرح زیر است:

• مرحله اول شناخت است که شما باید ابتدا یک تحلیل جامع از یک کسب و کار را داشته باشید.
• مرحله دوم همان طراحی انباره داده است که شما باید با توجه به داده های بدست آمده در مرحله اول یعنی شناخت، یک انباره داده بسازید.
• مرحله آخر تهیه گزارش براساس انباره داده ها است، درواقع باید اطلاعات خام را به اطلاعات قابل فهم تبدیل کنید.

بعد فرهنگی

بعد فرهنگی هوش تجاری درواقع همان آنالیز درست نیازمندی ها و همچنین فرهنگ استفاده و تفکر می باشد که درواقع در این بخش بر اساس داده های موجود تصمیم گیری ها بنا می شوند.

برای کسب عملکرد مطلوب از این بخش ابتدا باید نقد و تغییر پذیری بصورت مداوم انجام شود و همچنین در رابطه با این تغییرات باید انعطاف سازمانی بالا و مقاومت سازمانی پایین باشد.

فواید هوش تجاری

مطمئنا هوش تجاری فواید زیادی دارد که کسب و کارها را ترغیب به بهره گیری از آن می کند، در اینجا به بررسی تعدادی از مهمترین فواید آن برای کسب و کارها می پردازیم:

• تهیه گزارشات سریع

هر کسب و کاری از بخش های گوناگونی تشکیل شده و اطلاعات آن ها در فرمت های متنوعی پخش می شود که این اطلاعات توسط تلاش ها جهت جمع آوری آن ها، باید مرتب و منظم شده و در نهایت به فرمتی برای تحلیل و بررسی راحت تر تبدیل می شود.

حال در صورت استفاده از آن می توان در زمانی کوتاه از بخش های مختلف گزارشی کامل و منحصر بفرد داشته باشیم.

• کمک در تصمیم گیری سریع و هوشمندانه

تصمیمات استراتژیک رابطه مستقیمی با درآمد و میزان سود کسب و کار شما دارند.

در دنیای امروزی از آنجا که داده ها بصورت مداوم در حال تغییر هستند و مدیران کسب و کارها هم همیشه به اطلاعات بروز شده در تصمیم گیری های خود نیاز دارند و همچنین اینکه تهیه یک گزارش IT به زمانی مقرون به دو روز زمان نیاز دارند که در طول این زمان نیز داده ها بطور مداوم در حال تغییر اند پس باید راهی باشد که مدیران دیگر نگرانی تغییرات مداوم این داده ها و سرعت در تصمیم گیری ها را نداشته باشند. در این زمان هوش تجاری به کمک کسب و کارها می شتابد و به آن ها کمک شایانی در تصمیم گیری سریع آن ها و حفظ جایگاهشان در بازارمی کند.

درواقع این سیستم با اطلاعات آپدیت شده ای که به مدیران شرکت ها و کسب و کار ها می دهد به آن ها در تصمیم گیری های سریع و حرکت وضعیت مالی آن شرکت به سمت کسب درآمد بالا و سود مثبت کمک می کند.

پس هدف نهایی یک کارشناس هوش تجاری، تبدیل اطلاعات یک شرکت به تجزیه تحلیلی ساختار مند می باشد.

• افزایش بهره وری شرکت

این سیستم می تواند راهکارهای نادرست و وضعیت کنونی شرکت را مشخص کرده و سپس نیز تعیین می کند که اولویت های شرکت چه هستند و وظیفه هر فرد چیست و حتی کارهای روزانه را نیز مشخص می کند. این عملکرد درواقع بخشهای ضعیف و آن ها نیازمند پیشرفت چشمگیری هستند را مشخص می کند و می گوید که چه قسمت هایی نیاز به امکانات جدید تری دارند.

برای مثال سال ها پیش شرکت تویوتا به بهره گیری از تکنیک های هوش تجاری متوجه یک باگ بزرگ در فرآیند توزیع و تحویل کالای خود شد که با برطرف کردن آن توانست هزینه قبلی را به نصف کاهش دهد که این کاهش هزینه تاثیر مستقیمی در سود کسب شده داشت.

• افزایش سرعت در بازگشت سرمایه

بازگشت سریع سرمایه جزو اولین خواسته های یک کسب و کار است.

با یک بینش درست می توان از در دام روش های قدیمی افتادن و یا حدسیات درباره رفتار مخاطبان جلوگیری کرد و از آنجایی که این موارد جزو آفت های کسب و کارها هستند با یک بینش درست و صحیح می توان از شکست های پی در پی نیز جلوگیری کرد.

از آنجا که بخش های مختلف یک کسب و کار با هم مرتبط هستند نمی توان برای هر قسمت یک استراتژی متفاوت ارائه کرد بلکه باشد تمامی قسمت ها با یک استراتژی واحد اداره شوند، که این هم یکی از وظایف مهم هوش تجاری است. بدین صورت که باید استراتژی واحدی انتخاب کرده، کمپین ها را نیز برنامه ریزی کند و به اعمال تغییرات لازم در این خصوص بپردازد که در نهایت این اعمال سبب می شوند که سرمایه شما در کمترین زمان ممکن باز گردد.

• کاستن هزینه های منابع انسانی

به جرئت می توان گفت که تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات مهمترین نیاز کسب و کارها در دنیای امروزی می باشند که با پیشرفت تکنولوژی و گسترده شدن کسب و کارها این اطلاعات بصورت مداوم پیشرفته تر و پیچیده تر شده که این خود باعث احساس نیاز مداوم به نیروی کار جدید می شود که بصورت منظم بتوانند گزارش های لازم را ارائه و بررسی کنند.

در این میان هوش تجاری این کار را بدون نیاز به نیروی کار و در کمترین زمان با دقت بالا انجام می دهد.

به عبارت دیگر استفاده از این سیستم به شدت در وقت و هزینه ی شما صرفه جویی می کند.

معایب استفاده از هوش تجاری

هر عملی هرچند که مزایایی دارد اما معایبی نیز دارد در رابطه با این سیستم نیز همینطور است و با وجود داشتن مزایای زیاد معایبی نیز دارد که باعث شکست در برخی پروژه ها می شود.

برخی از این معایب عبارتند از:

• گاهی هوش تجاری اطلاعات نادرستی را به ما می دهد:

این سیستم در صورتی که اطلاعات صحیحی به آن داده نشود بالطبع پاسخ مناسب برای همان اطلاعات داده شده را بدست می آورد که در موضع مورد نظر ما کاملا اشتباه هستند و درواقع محاسبات با نقص روبرو خواهند شد.

پس دقت بالا در دادن اطلاعات ورودی صحیح به هوش تجاری از اهمیت بالایی برخوردار است.

• نصب و پیاده سازی را بطور کامل و صحیح انجام ندهیم:

هوش تجاری درواقع شامل مجموعه ای از نرم افزارها و پلتفرم های گوناگون می باشد که درصورت بروز خطا در پیاده سازی هر یک از این قسمت های مختلف، نتایج بدست آمده توسط هوش تجاری اشتباه خواهند شد.

پس لازمه ی کسب گزارشات درست، نصب صحیح و کامل این مجموعه نرم افزار ها و پلتفرم ها می باشد.

• به دنبال هدف نبودن:

برای کارآمد بودن این سیستم، باید از ابتدا اهداف ما بطور دقیق برای سیستم مشخص شوند. در صورت عدم تعیین اهداف واقعی هوش تجاری عملکرد خوبی در بدست آوردن نتایج نخواهد داشت و استفاده از آن برای سازمان بجای فایده داشتن بیشتر مضر است.

• برنامه دقیق و حساب شده ای نداشته باشیم:

از آن جا که هدف استفاده از هوش تجاری کسب اهداف سازمان می باشد پس باید یک برنامه ریزی دقیق و حساب شده برای پروژه های مورد نظر داشته باشیم.

• کارمندان دانش لازم در بکارگیری هوش تجاری را ندارند:

هوش تجاری بطور مداوم در حال بروزرسانی عملکرد خود می باشد که لازمه کار با آن عملکرد های جدید نیز کسب آموزش های نو می باشد.

پس کارمندان شرکت باید بطور مداوم در حال کسب آموزش های جدید باشند که در غیر اینصورت این سیستم برای کسب و کار ما سودمند نخواهد بود.

نکات لازم برای بهبود داده های هوش تجاری در شرکت ها و کسب و کارها

شروع کار ما با انتخاب نرم افزار مناسب از Business Intelligence می باشد. زمانی نتیجه حاصله برای ما مطلوب است که داده های درست و دقیقی را به سیستم بدهیم، برای این کار باید به موارد زیر توجه کنید:

• رعایت استفاده از داده های معتبر و با کیفیت:

در همان ابتدای امردقت کنید که داده ها را بطور صحیح جمع آوری کنید زیرا این داده های صحیح برای کسب نتیجه مطلوب بسیار ارزشمند می باشند.

• سازمان دهی کردن داده ها:

پس از جمع آوری داده های صحیح و با کیفیت باید بتوانید آن ها را بصورت امن ذخیره و سازماندهی کرده تا استفاده از آن ها هم برای شما ساده تر شود.

• عدم استفاده از راه حل های پیچیده به همراه هزینه های گزاف:

گاهی زمان پیدا کردن راه حل مناسب در زمینه هوش تجاری ممکن است به دنبال راه حل هایی با هزینه گزاف بروید اما باید بگویم که در حقیقت همیشه بهترین راه همان ساده ترین راه است پس برای کسب عملکرد مطلوب به دنبال صرف هزینه های زیاد نباشید و تنها به نیاز کسب و کار خود توجه کرده و ابزاری را انتخاب کنید که مناسب کسب و کار شرکت شما باشد.

• پیدا کردن راه حل های مفید در کمترین زمان ممکن:

راه حل های هوش تجاری باید برای زمان الآن مناسب باشند تا بتوان از آن بهره برد و رویکرد طولانی مدت به هیچ وجه برای آن قابل قبول نیست.

برای شروع کار استفاده از ابزارهای ساده را در راس کار خود قرار دهید و به مرور زمان با پیشرفت در کارتان می توانید از ابزارهایی با ویژگی های بهتر را مورد بهره برداری قرار دهید.

• عدم جمع آوری داده ها در مکان های مختلف:

ممکن است درصورت ذخیره کردن داده ها در اپلیکیشن های مختلف، استراتژی داه های شما عملکرد مطلوبی نداشته باشد پس برای کسب تحلیل ها و گزارش های مناسب و کامل باید از همان ابتدا داده های خود را در مکان های یکسان ذخیره کنید.

Business Intelligence برای چه کسب و کارهایی قابل استفاده است؟

معمولا سازمان هایی که در بخش های مختلف خود انتقال داده ها را دارند می توانند از این سیستم استفاده کنند و در مقابل سازمان هایی که عملکرد جزیره ای دارند و بخش های مختلف با یکدیگر همپوشانی ندارند نمی توانند از آن استفاده کنند.

اهمیت استراتژیک هوش تجاری در تصمیمات سازمانی به چه صورت است؟

استفاده از این سیستم با وجود داشتن منافع مادی، در زمینه استراتژیک نیز اهمیت دارد که عبارتند از:

• به تعیین گرایش های تجاری کسب و کار کمک می کند.
• بازار هدف را بطور دقیق تحلیل و بررسی می کند.
• سهمی بزرگی از بازار را بدست می آورد.
• مشتریان وفادار را شناسایی می کند.
• مشتریان را در دسته های مختلف تقسیم بندی می کند.
• کارایی سازمان را افزایش می دهد.
• بخش های مختلف سازمان را استاندارسازی می کند.

عواملی که در یک سازمان بر Business Intelligence موثرند:

• مشتری
• رقبا
• نیروی انسانی موجود در شرکت
• زیر ساخ های فنی که آن سازمان دارد
• ارتباط برقرار کردن با تامین کنندگان آن سازمان

اهداف Business Intelligence :

سازمان های متفاوت اهداف مختلفی نیز در این رابطه دارند اما بطور مشترک هدف همه آن ها رسیدن به موارد زیر است:

• اطلاعات مفید را جمع آوری کنند.
• سودآوری برای سازمان را افزایش دهند.
• ریسک پذیری را افزایش دهند و آن را کنترل کنند.
• چارچوب فعالیت سازمان و ابزار های مورد استفاده ان را فراهم کنند.
• تهدید ها و فرصا ها را شناسایی کنند.
• بهتر و سریعتر تصمیم گیری کنند.

ابزارهای مورد استفاده در این سامانه

این سیستم شامل انواع مختلفی از برنامه مانند تجزیه و تحلیل اطلاعات، پردازش آنلاین و … می باشد. ابزار ها بر پایه OLAP توسعه داده می شوند.

این فناوری مزایای فراوانی دارد از جمله آن که می توان ابتدا داده ها را وارد سیستم کرد و سپس شیوه طبقه بندی و نمایش را تعیین نمود.

از ابزار تجسم داده ها در طراحی جدول ها و نمودارهای مختلف استفاده می شود.

این سیستم می تواند از فرم های پیشرفته مانند فرم های داده کاوی،پیش بینی و آمارگیری پشتیبانی کند.

فرآیند پیاده سازی این سیستم

در هر کسب و کار یا سازمانی که اطلاعات قابل اندازه گیری داشته باشد و در عملکرد آن سازمان نیز اطلاعات دقیق و با کیفیت در رابطه با سود درآمد و سرمایه نیاز باشد می توان از هوش تجاری استفاده کرد.

ابتدا تیم مدیریتی سازمان ها و کسب و کارها باید تعیین کنند که اطلاعات باید به چه شکل و صورتی در اختیار آنان قرار بگیرند، سپس تیم پیاده سازی BI باید قالب های مشخص شده و داشبورد ها را طراحی و پیاده سازی کنند.

پس از تعیین نیازهای شرکت، تیم پیاده سازی BI، می‌بایست داشبوردها و قالب‌های مورد نظر را طراحی کند. به عنوان مثال، نحوه دسترسی مدیران به گزارش‌ها در این مرحله مشخص و اجرا می‌شود. در سیستم هوش تجاری، کیفیت جمع‌آوری اطلاعات بسیار حائز اهمیت است و همه داده‌ها باید به صورت صحیح به این سیستم منتقل شوند.

چون هوش تجاری قرار است به پروژه‌های آینده، تحلیل نقاط ضعف و همچنین علل سود و زیان کسب و کار کمک کند. بنابراین توصیه می‌شود یک پایگاه داده اختصاصی راه اندازی شده و سایر واحدهای سازمان، با این واحد همکاری و هماهنگی داشته باشند. به این صورت داده‌های همه واحدها در یک بخش معین و قابل دسترس نگهداری خواهند شد.

در این مرحله طرح مطلوب در سیستم هوش تجاری، باید به صورت آزمون، پیاده سازی شده و مورد استفاده قرار گیرد. هر چند در این سیستم، دقت‌ترین برنامه‌ها و فرمول‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما احتمال خطا و نقص هم وجود دارد. بنابراین این مرحله باید چند بار انجام شود، تا با کم کردن مقدار خطاها، نتیجه مطلوب به دست آید.

در مرحله نهایی نتایج تحقیق‌ها روشن می‌شود، سیستم همچنان اطلاعات به روز شده را نیز به سایر اطلاعات خود الحاق می‌کند و شما می‌توانید به صورت آنلاین، گزارش‌های سیستم BI را ببینید.

نمونه ابزارهای موجود در این سیستم

شما می‌توانید از هوش تجاری در هر قسمتی از کسب و کار خود بهره ببرید. برای این کار، باید ابزار هوش تجاری منطبق با کسب و کار خود را پیدا کنید. اگر کسب و کار کوچکی دارید، بهتر است تمرکز خود را روی جستجو برای ابزارهای مناسب برای کسب و کارهای کوچک بگذارید. چون این دسته از ابزارها، بهتر می‌توانند به نیازهای شرکت شما پاسخ بدهند و با بودجه محدود و مشخص شما همخوانی داشته باشند.

علاوه بر این، آمارها نشان می‌دهند که بسیاری از کارکنان با داده‌های مختلف راحت نیستند و بیش از یک‌سوم آن‌ها برای انجام وظایف خود از داده‌ها استفاده نمی‌کنند. بنابراین هنگام انتخاب ابزار مناسب باید نه‌تنها به قدرت ابزار، بلکه به سادگی و در دسترس بودن تحلیل‌های آن‌ها برای دست یافتن سریع به گزارش‌های کلیدی توجه کنید.

در این بخش، چند نمونه از ابزارهای هوش تجاری برای کسب و کارهای کوچک را به شما معرفی می‌کنیم. بسیاری از این ابزارها، با رشد شرکت‌ها پیچیده‌تر می‌شوند و در نتیجه شما می‌توانید پس از رشد نیز از ویژگی‌های بیشتری در آن‌ها استفاده کنید.

• Tableau

این ابزار اولین و بهترین ابزار در زمینه خدمات این سیستم و تحلیل داده است که برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ نیز مناسب می باشد. این ابزار این امکان را به شما می دهد که بتوانید داده های تصویری و داشبورد های مختلفی را بسازید .

Tableau ابزاری قدرتمند و منعطف برای کسب و کارهایی که می خواهند هوش تجاریشان را با رشد خود تنظیم کنند می باشد. استفاده از این ابزار مشمول هزینه است.

• Looker

این پلتفرم نیز مانند Tableau برای کسب و کارهای کوچک مناسب است و به شرکت ها در تحلیل، ارزیابی و اشتراک گذاری نتیجه کمک می کند.از دیگر امکانات این ابزار می توان به ساخت داشبورد های اختصاصی برای مصور سازی داده ها اشاره کرد.

با استفاده از ابزار Looker می توان داده ها را به فرمت تصویری دلخواه درآورد.

برای استفاده از این ابزار باید هزینه ای پرداخت کنید و رایگان نیست.

• Clovio

ابزار دیگر BI  ، Cluvio می باشد که بیشتر برای استارتاپ ها و کسب و کارهای کوچک کاربرد دارد.

این ابزار به کاربران این امکان را می دهد که داده ها را تحلیل کرده سپس داشبورد های تعاملی ساخته و در نهایت به اشتراک بگذارند.

ویژگی مهم این ابزار رایگان بودن آن است به همین دلیل است که بیشتر مورد توجه کاربران قرار می گیرد.

• Domo

این ابزار یک پلتفرم تحلیلی است که امکان یکپارچه سازی داده ها از منابع گوناگون را به کاربر می دهد.

ابزار Domo در جمع آوری داده ها از منابع گوناگون و همنین مصور سازی آن ها کاربرد دارد. بدین صورت که می تواند داده های بزرگ را پردازش کرده و تحلیل آن ها را برای افراد مبتدی ساده تر کند.

مانند ابزار قبلی این ابزار هم یک پلن رایگان در زمانی محدود را برای کاربران خود ارائه داده است.